Comisia Europeana propune eliminarea apostilei de la Haga pentru recunoasterea valabilitatii documentelor cetatenilor si reducerea numarului de traduceri necesare cu ajutorul unor formulare multilingve care sa fie acceptate in toata Uniunea.

Prin aceasta modificare legislativa, Comisia Europeana urmareste astfel reducerea birocratiei pentru cetateni si intreprinderi, eliminand rutina birocratica de aprobare, necesara in prezent pentru recunoasterea autenticitatii, in alt stat membru al UE, a documentelor oficiale precum certificatul de nastere.

„De fiecare data cand treceti frontiera, nu trebuie ca Ministerul de Externe sa confirme ca pasaportul dumneavoastra este intr-adevar un pasaport ? de ce ar trebui sa se procedeze asa pentru un certificat de nastere? Atunci cand va mutati in strainatate, indeplinirea acestor formalitati costisitoare pentru a stabili ca certificatul dumneavoastra de nastere este intr-adevar un certificat de nastere sau doar pentru a putea utiliza certificatul unei intreprinderi creeaza inconveniente de ordin birocratic„, a declarat vicepresedintele Viviane Reding, comisarul UE pentru justitie.

In prezent, cetatenii care se muta intr-un alt stat membru trebuie sa consacre mult timp si sa cheltuiasca multi bani pentru a demonstra ca documentele lor oficiale (de exemplu certificatul de nastere sau certificatul de casatorie) eliberate de statul membru de origine sunt autentice.

Pentru aceasta este nevoie de certificatul „apostila” care este utilizat de autoritatile publice in alte state ca dovada a faptului ca documentele oficiale sau semnaturile functionarilor nationali de pe documente sunt veritabile.

Sunt afectate, de asemenea, intreprinderile care desfasoara activitate transfrontaliera in cadrul UE, pe piata unica a UE. Asadar, Comisia Europeana a propus eliminarea stampilei apostila si a unei serii de cerinte administrative obscure pentru legalizarea documentelor oficiale ale persoanelor care locuiesc si lucreaza in alte state membre.

Legalizari mai ieftine

Conform propunerilor Comisiei, cetatenii si intreprinderile nu vor mai trebui sa prezinte versiuni „legalizate” costisitoare sau traduceri „autentificate” ale documentelor oficiale atunci cand, de exemplu, inregistreaza o casa sau o societate, cand se casatoresc sau cand solicita o carte de rezidenta. Douasprezece categorii de documente oficiale1 ar fi exceptate automat de la formalitati precum „apostilare” si „legalizare” ? impuse, in prezent, pentru aproximativ 1,4 milioane de documente in cadrul UE pe an. Eliminarea acestor cerinte va insemna economii de pana la 330 de milioane de euro pentru cetateni si intreprinderi, fara a pune la socoteala timpul economisit si inconvenientele evitate.

Cu toate acestea, noile norme nu vor avea niciun impact asupra recunoasterii continutului sau a efectelor documentelor in cauza. Noile norme vor contribui doar la dovedirea autenticitatii documentului oficial, de exemplu dovedirea autenticitatii unei semnaturi, si a calitatii titularului functiei publice care semneaza documentul. Acest demers va trebui acceptat reciproc de catre statele membre, fara alte cerinte de certificare suplimentare.

Eliminarea traducerilor

Comisia propune, de asemenea, un instrument de simplificare suplimentara: formulare standardizate multilingve facultative in toate limbile oficiale ale UE pe care cetatenii si intreprinderile le-ar putea solicita in locul si in aceleasi conditii aplicabile documentelor oficiale nationale cu privire la nastere, deces, casatorie, parteneriat inregistrat, precum si statutul juridic si reprezentarea unei societati sau a unei alte intreprinderi (a se vedea anexa pentru exemple). Aceasta ar contribui, in special, la economisirea costurilor cu traducerea, dat fiind ca atractivitatea unei astfel de optiuni deriva din faptul ca cetatenii si intreprinderile nu mai trebuie sa se preocupe de traduceri. Formatul acestor formulare are la baza conventii internationale specifice.

Propunerea prevede, de asemenea, garantii impotriva fraudei. In cazul in care o autoritate nationala are motive intemeiate sa puna la indoiala un anumit document, statele membre vor putea verifica autenticitatea documentului cu autoritatile emitente, prin intermediul Sistemului de informare al pietei interne (IMI) existent.

Potrivit sondajului Eurobarometru din octombrie 2010, 73 % dintre europeni sunt de parere ca ar trebui luate masuri pentru a imbunatati circulatia documentelor oficiale intre tarile UE.

Noile norme vor simplifica formalitatile prin:

  • eliminarea formalitatilor de „legalizare” si „apostilare”;
  • eliminarea necesitatii de a prezenta o copie legalizata alaturi de documentul oficial original, oferirea, in schimb, a posibilitatii de a prezenta copii nelegalizate impreuna cu documentele originale;
  • asigurarea faptului ca sunt acceptate traduceri necertificate ale unor documente oficiale emise de catre autoritatile altor state membre;
  • punerea la dispozitie a unor formulare standard UE multilingve si facultative;
  • imbunatatirea cooperarii administrative intre statele membre pentru a contribui la lupta impotriva fraudei.

Pentru a dobandi statutul de act legislativ, regulamentul propus va trebui acum sa fie adoptat de Parlamentul European si de Consiliul de Ministri, prin „procedura legislativa ordinara”.